Cosa fa e come lavora un’agenzia eventi?

agenzia eventi

Di questi tempi si sente sempre più parlare del lavoro di organizzatore di eventi, o meglio, event planner. Questa figura professionale lavora da sola oppure in collaborazione con un’agenzia eventi specializzata con il fine di pianificare e curare tutti gli aspetti che ruotano attorno all’organizzazione di un evento. Se ti è mai capitato di doverlo fare ti sarai reso conto che l’organizzazione di un evento non è una questione così semplice come sembra. Per questo le persone si affidano alle agenzie eventi certe di portarsi a casa un buon risultato.

Ad ogni evento la sua pianificazione e organizzazione

L’agenzia eventi è specializzata nella pianificazione secondo le richieste del cliente. Esistono tantissime tipologie di eventi come quelli di lancio di un prodotto o di un nuovo brand, quelli celebrativi e quelli aziendali. Gli eventi possono essere formativi, mondani o lavorativi e in ogni caso richiedono un’attenta pianificazione dal momento del lancio ai ringraziamenti finali. Conferenze stampa, stand di presentazione, occasioni per fare team building, fiere, convegni e inaugurazioni sono tutti esempi di eventi per i quali è preferibile affidarsi ad un’agenzia eventi. Ma come lavora l’agenzia e quali sono le attività professionali che mette a frutto per la riuscita di un evento?

Gli step fondamentali per l’organizzazione di un evento vincente

Per prima cosa l’agenzia dialoga con il cliente, ovvero con chi richiede il servizio. Tramite la consulenza il responsabile dell’agenzia capirà quali sono le aspettative, le finalità ed il budget da destinare al cliente. Successivamente si occuperà di trovare la giusta location e prendere contatti con i fornitori e i responsabili che saranno coinvolti nel processo organizzativo.

Promozione e sponsorizzazione dell’evento

Ovviamente il lavoro dell’organizzazione di eventi non si esaurisce qui ma comprende anche una fase di promozione e di raccolta dei feedback delle presenze, pianificando con attenzione e cura le attività necessarie allo svolgimento dell’evento. Quindi tutto il processo organizzativo coinvolge una serie di professionisti come manager, grafici, social media specialist, copywriter, addetti stampa, fotografi ecc… che a loro volta si interfacceranno con altri professionisti per arrivare alla data dell’evento con la massima sincronizzazione.

Creatività, management e coordinazione tra le varie risorse

Per un evento sono necessarie attività di pianificazione e management ma anche accessori e strumenti più pratici come pass di ingresso, biglietti, grafiche e volantini. Potrebbero essere necessari piccoli omaggi per i presenti ma anche catering, intrattenimento e simili. Quindi l’agenzia eventi si occuperà anche di assicurare che tutto questo sarà pronto per il giorno in cui si terrà l’evento, mentre la parte di team creativa si occuperà di promuoverlo e di accogliere le richieste di partecipazione, iscrizione o ingresso. In molti casi potrà anche essere necessario raccogliere i feedback dei partecipanti per indagini con finalità di marketing e le agenzie di comunicazione si occupano anche di questo. Tutto questo lavoro non può essere svolto da una sola persona, soprattutto se si desidera pianificare un evento importante, con un flusso di presenti numeroso. Per questo troverai nell’agenzia eventi tutto il supporto ed il sostegno di cui hai bisogno per pianificare un evento impeccabile e memorabile.